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Como usar o sistema File-Act-Toss para ajudar a tomar decisões sobre a retenção de papel

Você já teve dificuldade em decidir o que fazer com um pedaço de papel que chega ao seu escritório? A maioria das pessoas o fez em um momento ou outro. É por isso que dizemos: “Desordem são decisões adiadas”. É por isso que acumulamos tantas pilhas de papel. Ou não temos uma casa para eles ou não temos certeza se precisamos mantê-los.

O File-Act-Toss System (TM) facilita a decisão sobre o que fazer com os papéis. Primeiro, decida se o papel é algo que você precisa manter. Se tiver impacto nos impostos, for necessário para fins jurídicos, de seguro ou de garantia, guarde-o.

Existem dois tipos de arquivos para gerenciar se você estiver mantendo um pedaço de papel, ativo ou arquivos de arquivo. Os arquivos ativos precisam ser mantidos próximos à sua área de trabalho para que você possa acessá-los facilmente. Os arquivos de arquivo não precisam ser mantidos por perto, mas podem ser armazenados em outra parte do escritório ou mesmo fora do local.

A segunda parte do sistema é agir. Esta etapa refere-se a artigos que exigem algum tipo de ação. Esses tipos de arquivos geralmente são mantidos na área de trabalho ou pelo menos por perto para que você possa acessá-los facilmente diariamente. Alguns exemplos de títulos para esses arquivos seriam: Call, Email, Waiting for a Response, Considere This, Read, File. Cada pessoa pode decidir os nomes dos arquivos de acordo com suas preferências.

A terceira etapa do sistema é o lance. Aqui, novamente, muitas pessoas procrastinam em jogar papéis fora porque não têm certeza se vão precisar deles no futuro. Se você decidir que o papel pode ser jogado fora, primeiro decida se ele precisa ser picado. Qualquer papelada com identificação pessoal, números de contas ou outras informações vitais precisa ser destruída. Se você não precisa triturá-lo, recicle-o ou jogue-o na lata de lixo.

Agora que você sabe as três coisas que pode fazer com qualquer pedaço de papel que chegue ao seu escritório, deverá conseguir gerenciar facilmente essas pilhas antes que cheguem ao estágio de desastre. Para ajudá-lo a se lembrar do sistema File-Act-Toss, escreva-os em uma folha de papel para fazer uma etiqueta para eles e cole-os em algo em sua mesa.

Usado com permissão. © 2005 – 2009 Paper Tiger Productivity Institute Todas as marcas e registros são propriedade de Barbara Hemphill

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